Gneka Clarisse SAGNO
Assistante Adsministrative
Conakry
Profil professionnel
Professionnelle aguerrie, forte de plus de 8 années d'expérience en soutien administratif, j'ai développé une expertise solide dans la gestion des opérations de bureau, la coordination documentaire et la communication interdépartementale. Mon parcours dans des secteurs variés m'a forgé une grande capacité d'adaptation, une rigueur à toute épreuve et une aptitude avérée à gérer les priorités sous pression. Animée par un sens aigu de l'organisation et du service, je m'engage à apporter une contribution concrète et durable à l'efficacité opérationnelle de toute structure.
Vue d'ensemble
14
14
years of professional experience
5
5
years of post-secondary education
1
1
Certification
Expérience
Assistante de Programmes
Organisation Mondiale de la Santé (OMS)
Conakry
2021.02 - 2026.04
- Coordination Administrative : Gestion quotidienne du service des opérations, planification hebdomadaire des activités, organisation et coordination de réunions internes, ateliers et séminaires avec les partenaires nationaux et internationaux via Cvent
- Gestion Budgétaire et Financière : Préparation et suivi des budgets d'activités de terrain en collaboration avec les partenaires nationaux, utilisation du Budget Management System (BMS) pour le suivi budgétaire, gestion de la caisse de menues dépenses du Bureau, analyse de l'exécution des dépenses
- Systèmes de Gestion OMS : Maîtrise et utilisation quotidienne du Global System Manager (GSM) pour l'entrée et la mise à jour des plans de travail, coûts prévus, suivi des engagements financiers (DFC et DI), génération de rapports. Utilisation du BMS pour le pilotage budgétaire et de Cvent pour la gestion d'événements
- Analyse de Données : Création de tableaux de bord et rapports visuels avec Power BI pour le suivi des indicateurs de performance, analyse des données financières et opérationnelles, support à la prise de décision basée sur les données
- Achats et Approvisionnement : Gestion complète des achats de biens et services, suivi des demandes et commandes, vérification des réceptions, traitement des paiements dans les systèmes OMS, gestion des inventaires et des fournitures de bureau
- Correspondance et Documentation : Rédaction autonome de correspondances financières et administratives destinées aux responsables nationaux de programmes, vérification de la conformité des documents selon les normes OMS (style, langue, grammaire)
- Support Opérationnel : Réception et distribution du courrier adressé au service, archivage systématique des pièces comptables et documents administratifs, préparation de briefings et documents de référence pour les réunions
- Relations Publiques : Accueil physique et téléphonique des visiteurs et partenaires avec tact et professionnalisme, orientation selon la nature et l'urgence des demandes, maintien d'une image professionnelle du Bureau
- Systèmes et Outils OMS Maîtrisés : GSM (Global System Manager)
- BMS (Budget Management System)
- Cvent (Gestion d'événements)
- Power BI (Analyse de données)
- MS Office Suite
- Systèmes de gestion financière OMS
- Réalisations Clés : Coordination réussie de plus de 50 ateliers et réunions avec les partenaires nationaux et internationaux via Cvent, Gestion efficace d'un budget opérationnel annuel de plusieurs programmes de santé publique dans BMS, Création de tableaux de bord Power BI pour le suivi en temps réel des indicateurs budgétaires et opérationnels, Amélioration des processus d'archivage et de suivi documentaire du service, Formation continue via 8 programmes de développement professionnel de l'OMS (dont Power BI certifié), Migration réussie vers les nouveaux systèmes OMS (BMS, Cvent) avec formation des collègues
Secrétaire
ARIAS
Conakry
2020.07 - 2021.01
- Gestion administrative, accueil, traitement du courrier, organisation de l'agenda et gestion caisse
- Gestion administrative des dossiers : réception et classement des pièces, numérisation et archivage, saisie informatique.
- Classement et archivage des documents administratifs pour assurer un suivi efficace et une récupération rapide des informations.
- Accueil physique des visiteurs, gestion des formalités d'entrée et orientation dans les locaux de l'entreprise.
- Gestion des appels téléphoniques entrants et sortants, traitement du courrier électronique avec professionnalisme et efficacité.
- Prise de rendez-vous en tenant compte des diponibilités et des contraintes données.
- Réception, tri et distribution du courrier entrant et sortant.
- Tenue et suivi de l'agenda des dirigeants en organisant leurs déplacements, réunions et rendez-vous.
- Gestion des commandes de fournitures et du matériel de bureau, suivi des stocks.
- Gestion du courrier entrant et sortant en assurant le tri, l'affranchissement et la distribution journalière aux différents services.
- Suivi des demandes envoyées aux clients, fournisseurs et autres partenaires, réalisation de relances si nécessaire.
- Organisation et préparation des réunions, incluant la réservation de salles et la rédaction de comptes-rendus.
- Suivi des dossiers clients et fournisseurs, incluant la gestion des factures.
- Assistance dans l'organisation des événements internes et externes de l'entreprise.
- Collaboration avec les équipes RH pour le suivi des dossiers des employés.
- Traitement des notes de frais et suivi des dépenses des collaborateurs.
- Préparation des dossiers de candidature et organisation des entretiens d'embauche.
- Préparation et gestion des dossiers administratifs pour les réunions de comité.
- Assistance à la comptabilité en effectuant des tâches de facturation et de suivi des paiements.
- Préparation des rapports mensuels et bilans pour la direction et les équipes.
- Constitution de dossiers papiers et informatisés, vérification et classement des pièces.
- Gestion administrative et logistique des événements réceptifs en prenant en charge les commandes, les réservations et l'accueil.
- Impression et copie de documents avec le photocopieur, recharge des cartouches d'encre et du papier.
- Coordination des activités entre différents départements pour garantir une communication fluide.
- Archivage systématique des documents pour faciliter l'accès et la consultation.
- Réalisation de présentations PowerPoint pour des réunions et des événements internes.
- Saisie et mise à jour des données dans les bases informatiques internes.
- Tenue de la boite mail : réponses, transferts, classement et archivage des mails.
- Tenue des stocks de fournitures et de matériels, passage et réception des commandes.
- Traitement des demandes de réservation des salles, gestion du planning, des clés et du matériel.
- Suivi des affaires en cours, assistance et transmission des informations aux collaborateurs.
- Gestion des inscriptions et des dossiers administratifs, assistance du public dans les démarches.
Assistante Administrative
École Française Majestic
Conakry
2019.09 - 2020.06
- Support administratif, coordination des activités scolaires, gestion documentaire suivi
- Gestion des stocks et fournitures de bureau.
- Instruction et gestion administrative des dossiers, contrôle des pièces, saisie informatique, suivi courant, classement et archivage des documents.
- Gestion de l'agenda et prise de rendez-vous pour l'équipe avec les parents d'élèves .
- Accueil chaleureux et professionnel des visiteurs, orientation dans les locaux, mise en relation avec le service ou un collaborateur.
- Archivage et classement des documents physiques et électroniques.
Assistante au Secrétariat
Programme National de Lutte contre le Paludisme (PNLP)
Conakry
2019.06 - 2019.08
- Appui à la coordination du programme, gestion administrative et logistique
- Classement et archivage des dossiers administratifs pour faciliter l'accès aux informations.
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
- Archivage rigoureux des documents importants, garantissant un accès rapide aux informations essentielles.
- Gestion du courrier entrant et sortant, en assurant un traitement rapide et efficace des demandes.
- Organisation et suivi des agendas de la direction, en coordonnant les rendez-vous et réunions.
- Gestion du secrétariat personnel de la Direction : agendas, messageries, appels téléphoniques et notes de frais.
- Planification et organisation logistique des événements internes ou externes liés à l'activité de la direction.
- Coordination et organisation des réunions internes et externes pour faciliter la communication entre les parties concernées.
- Rédaction et transmission des comptes rendus de réunion pour informer tous les participants concernés.
- Tenue des dossiers administratifs, archivage des documents importants dans le respect des normes de confidentialité.
Assistante de Direction
YOKAM
Conakry
2019.01 - 2019.05
- Support à la direction, gestion de l'agenda, organisation de réunions
- Collaboration étroite avec les autres membres de l'équipe pour atteindre les objectifs communs.
- Accueil chaleureux des clients lors de leur passage en caisse, scan des étiquettes produits au lecteur et traitement des paiements.
- Organisation des ouvertures et des fermetures des caisses.
- Fermeture quotidienne de la caisse, vérification rigoureuse du contenu et préparation du fonds de caisse pour le lendemain.
- Traitement du courrier et des mails, prise de rendez-vous, gestion du planning, organisation des déplacements professionnels, accueil téléphonique.
- Mise à jour des supports de suivi : tableaux, fichiers divers.
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
- Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
- Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables.
- Organisation des événements d'entreprise de type séminaires, team building et afterworks.
Gestionnaire de Caisse
Centre Informatique LA ROSE
Conakry
2017.05 - 2018.12
- Gestion des encaissements et décaissements, rapports financiers quotidiens
- Gestion des dossiers selon la procédure de traitement interne.
- Gestion des activités opérationnelles pour assurer une efficacité maximale.
- Mise en place de procédures internes pour améliorer la productivité et la qualité du travail.
- Gestion des budgets, suivi des dépenses et recommandation d'ajustements.
Assistante de Direction & Gestionnaire de Caisse
Sadia Communication (SADCOM)
Conakry
2012.10 - 2016.11
- Support à la direction, gestion de la petite caisse, suivi budgétaire, coordination administrative
- Accueil physique et téléphonique des visiteurs et des clients.
- Gestion administrative des dossiers : collecte de documents, vérification des pièces et des justificatifs, saisie informatique, actualisation des données.
- Gestion des tâches administratives : notes de frais, contrôle et saisie des factures, suivi du budget.
- Gestion du stock de fournitures de bureau et de consommables.
- Tenue de l'agenda avec gestion des rendez-vous.
- Suivi de la facturation, mise à jour des tableaux de bord, relances téléphoniques pour obtenir les paiements et les documents manquants.
- Assistance de la Direction dans la mise en œuvre et le suivi des projets, préparation et montage de dossiers, rapports sur l'état d'avancement des activités.
- Archivage rigoureux des documents importants, garantissant un accès rapide aux informations essentielles.
- Coordination et organisation des réunions internes et externes pour faciliter la communication entre les parties concernées.
- Mise en place de procédures administratives efficaces pour optimiser le flux de travail interne.
- Gestion des fournitures de bureau, commande de nouveaux stocks dans les limites du budget alloué.
- Tenue des dossiers administratifs, archivage des documents importants dans le respect des normes de confidentialité.
- Gestion efficace de l'agenda et des rendez-vous pour le directeur général.
- Rédaction et diffusion de courriers électroniques, lettres et rapports pour garantir une communication fluide.
- Conception de tableaux de bord sur Excel pour le suivi de l'activité, tableaux classiques et tableaux croisés dynamiques.
- Soutien logistique lors de déplacements professionnels, assurant un voyage sans encombre pour la direction.
- Coordination des événements internes, tels que les séminaires et les conférences, installation du matériel informatique requis.
- Accueil des visiteurs et orientation en misant sur le professionalisme et la discrétion.
Formation
Formation Power BI - Analyse de Données et Business Intelligence
Centre de formation Ilearn
Conakry 2026.01 - 2026.02
Certificat - Langue Anglaise
LAMIA
Conakry 2025.02 - 2025.08
Formation en Langue Anglaise - Langue Anglaise
Ilearn OMS
Conakry 2025.02 - 2025.08
Éthique de l'OMS et Autonomisation - éthique
Ilearn OMS
Conakry 2023.07 - 2023.07
Manager Administratif et Finance - Finance
Collège Paris
Conakry 2023.03 - 2023.05
Principaux Risques Financiers - Finance
OMS
Conakry 2023.03 - 2023.03
Activités d'Achats de l'OMS - Achat
OMS
Conakry 2022.05 - 2022.05
Prévention du Harcèlement Sexuel - undefined
OMS
Exploitation et Abus Sexuels (EAS) - undefined
OMS
Maîtrise - MIAGE, Méthodes Informatiques Appliquées à la Gestion des Entreprises
Centre Universitaire de Labé
Labé, Guinée 2006.01 - 2010.01
Compétences
GSM (Global System Manager)
BMS (Budget Management System)
Cvent (Gestion d'événements)
Archivage
Préparation budgétaire
Gestion de caisse
Procédures d'approvisionnement OMS
MS Office Suite (Word, Excel, PowerPoint, Access)
Relations avec partenaires
Travail multiculturel
Rigueur et organisation
Discrétion professionnelle
Ponctualité
Fiabilité
Esprit d'équipe
Apprentissage continu
Certificats
Formation Power BI - Analyse de Données et Business Intelligence, 2026-01-08, 2026-02-08, 1 mois intensif, True, Création de tableaux de bord interactifs, Visualisation de données.
Formation analyse financière
Formation anglais niveau intermédiaire institue LAMIA
Informations complémentaires
- Passion pour le sport
- Musique : Gospel , Classique
- Passion pour le cinéma
- Lecture
- Membre de l'association CUL Labé
- Voyages : La Cote d'Ivoire, la Sierra Leone et le Liberia
- Activités associatives
- Passion pour les cultures étrangères
Vie Communautaire
Personne engagée et persévérante, guidée par de fortes valeurs morales et éthiques.
Participation active à des activités communautaires et de bénévolat, favorisant le sens des responsabilités, la discipline et le respect.
Langues
Français
Débutant
Anglais
Débutant
Soussou
Débutant
Guerzé
Débutant
Malinké
Débutant
Projets réalisés
- Compétences informatiques - A élaboré des feuilles de calcul de suivi des stocks au moyen de Microsoft Excel. Maitrise du General Systeme Manager et le Business Manager Systeme
- Supervision - A supervisée une équipe de trois personnes lors des campagne de vaccination nationale contre la poliomyélite , la fièvre jaune
- Développement de projet - A travaillée directement avec les services, clients, direction pour différentes actions.
- Communication efficace - A assurée le suivi des dossiers et correspondants entre les différentes entités.
- Documentation : rédaction et révision de correspondances pour tenir les employés informés du règlement et des procédures de l'entreprise.
Affiliations professionnelles
Mr SADIA Mathieu , DG SADCOM, Tel :+224 682 24 22 50
Mr CAMARA Mamadouba, Fondateur Ecole Majestic, Tel: +224 622 84 08 59
Mr LAUREN Jean Roger / DG ARIAS , Tel+224 623 02 07 34
Mme MBIKINA Nadine : Chargée des opération à l'OMS, Tel : +224 629 00 63 43
Chronologie
Formation Power BI - Analyse de Données et Business Intelligence
Centre de formation Ilearn
2026.01 - 2026.02
Certificat - Langue Anglaise
LAMIA
2025.02 - 2025.08
Formation en Langue Anglaise - Langue Anglaise
Ilearn OMS
2025.02 - 2025.08
Éthique de l'OMS et Autonomisation - éthique
Ilearn OMS
2023.07 - 2023.07
Principaux Risques Financiers - Finance
OMS
2023.03 - 2023.03
Manager Administratif et Finance - Finance
Collège Paris
2023.03 - 2023.05
Activités d'Achats de l'OMS - Achat
OMS
2022.05 - 2022.05
Assistante de Programmes
Organisation Mondiale de la Santé (OMS)
2021.02 - 2026.04
Secrétaire
ARIAS
2020.07 - 2021.01
Assistante Administrative
École Française Majestic
2019.09 - 2020.06
Assistante au Secrétariat
Programme National de Lutte contre le Paludisme (PNLP)
2019.06 - 2019.08
Assistante de Direction
YOKAM
2019.01 - 2019.05
Gestionnaire de Caisse
Centre Informatique LA ROSE
2017.05 - 2018.12
Assistante de Direction & Gestionnaire de Caisse
Sadia Communication (SADCOM)
2012.10 - 2016.11
Maîtrise - MIAGE, Méthodes Informatiques Appliquées à la Gestion des Entreprises
Centre Universitaire de Labé
2006.01 - 2010.01
Prévention du Harcèlement Sexuel - undefined
OMS
Exploitation et Abus Sexuels (EAS) - undefined
OMS